Szkolenie

Umiejętności w zakresie planowania, organizacji i zarządzania

1. Wyznaczanie celów SMART

Każdy proces planowania rozpoczyna się od zdefiniowania celu.

SMART oznacza

  • Szczegółowo
  • Mierzalnie
  • Zorientowanie na działania
  • Realistycznie
  • Czas trwania

Sformułowanie celu zgodnie z metodą SMART stanowi doskonały punkt wyjścia do dalszego planowania.

PDF Ćwiczenie SMART GOALS

2. Ustalanie priorytetów

Zdolność do ustalania priorytetów i niekiedy zmiany priorytetów zadań i działań jest niezbędna do optymalizacji ograniczeń czasowych i ograniczonych zasobów, a tym samym jest kluczem do dobrego planowania. Uszeregowanie priorytetów tworzy porządek, zmniejsza poziom stresu i zapewnia wytyczne dla Twojego projektu.

Posiadanie wyznaczonej metody organizacji zadań w planowaniu pomoże Ci w ustaleniu priorytetów. Możesz na przykład skorzystać z Techniki Alpejskiej:

  • Wymień wszystkie zadania, które musisz wykonać.
  • -Dodaj do listy zadań, które zostały przygotowane, ale jeszcze nie zostały zakończone.
  • Grupuj zadania podobne do siebie. Sprawdź terminy dla każdego zadania.
  • Specyfikuj rezerwy czasowe.
  • Zdefiniuj hierarchię zadań.
  • Pomyśl o tym, gdzie możesz uzyskać pomoc kolegów lub innych działów.
  • Pamiętaj, aby w planowaniu uwzględnić czas planowania.
  • Kontroluj realizację swojego planu.

Ustalanie priorytetów zadań jest niezwykle ważne dla efektywnego zarządzania. Dlatego przed zaplanowaniem zadania zawsze należy zdecydować, jak ważne i jak pilne jest ono do wykonania. W ten sposób możesz uniknąć sytuacji, w której zabraknie Ci czasu na rzeczy, które mogą być ważniejsze. Poniżej znajduje się ćwiczenie wykorzystujące Matrycę Eisenhowera, które pomoże Ci ustalić priorytety.

Ustalanie priorytetów PDF

3. Plan działania

Opracowanie planu działania jest podstawą każdego procesu planowania i organizacji i zapewni szczegółowy plan realizacji Twojego projektu. Pomaga on stworzyć i utrzymać porządek, zorganizować pracę w ramach ograniczeń czasowych i budżetowych oraz zaplanować własne krótko-, średnio- i długoterminowe procesy robocze.

Szczegółowa dokumentacja planu działania zawiera mapę drogową dla Ciebie i Twoich pracowników do naśladowania podczas wykonywania codziennych zadań. Ponadto, dobra dokumentacja jest sposobem na to, aby pracownicy byli odpowiedzialni za prawidłowe wykonanie zadań.
Wreszcie, plan działania pomaga w analizie procedur pracy, co jest niezbędne do znalezienia bardziej efektywnych sposobów wykonywania pracy, np. poprzez identyfikację i eliminację zbędnych procesów i wąskich gardeł.

W poniższym arkuszu roboczym znajdziesz strategie, które umożliwią Ci opracowanie roboczego planu działania.

PDF Plan działania