Abilități de planificare, organizare și gestiune
1. Stabilirea obiectivelor SMART
Orice proces de planificare începe cu definirea obiectivului.
SMART înseamnă
- Specific
- Măsurabil
- Acțiune – orientat către acțiune
- Realist
- Timp – stabilit în timp
Formularea obiectivului dvs. în conformitate cu metoda SMART oferă un excelent punct de pornire pentru orice planificare ulterioară.
2. Prioritizare
Abilitatea de a prioritiza, și uneori reprioritiza sarcinile și activitățile este vitală pentru optimizarea constrângerilor legate de timp și de resurse limitate și, prin urmare, este esențială pentru o bună planificare. Prioritizarea creează ordine, reduce nivelul de stres și asigură un ghidaj pentru proiectul dvs..
A avea o metodă desemnată pentru a vă organiza sarcinile în planificarea dvs. vă va ajuta să prioritizați. De exemplu, puteți utiliza Tehnica Alpine:
- Enumerați toate sarcinile pe care le aveți de făcut.
- Adăugați la lista de sarcini ceea ce a fost pregătit, dar nu a fost încă finalizat.
- Grupați sarcinile similare între ele. Verificați termenele pentru fiecare sarcină.
- Precizați rezervele de timp.
- Definiți o ierarhie a sarcinilor.
- Gândiți-vă pentru care puteți obține ajutorul colegilor sau al altor departamente.
- Nu uitați să includeți în planificare timpul necesar pentru realizarea planificării.
- Controlați punerea în aplicare a planului dvs..
Prioritizarea sarcinilor dvs. este vitală pentru o gestionare eficientă. Prin urmare, decideți întotdeauna cât de importantă și cât de urgentă este o sarcină înainte de a o planifica. Astfel, puteți evita situația în care să nu mai aveți timp pentru lucruri care pot fi mai importante. Mai jos găsiți un exercițiu cu matricea Eisenhower pentru a vă ajuta să prioritizați.
3. Plan de acțiune
Dezvoltarea unui plan de acțiune este miezul oricărui proces de planificare și organizare și va oferi un plan detaliat pentru punerea în aplicare a proiectului dvs. Vă ajută să creați și să mențineți ordinea, să vă organizați munca în limitele de timp și de buget și să vă planificați propriile procese de lucru pe termen scurt, mediu și lung.
Documentația detaliată a planului de acțiune vă asigură o foaie de parcurs pentru ca dvs. și angajații dvs. să o urmați pe parcursul sarcinilor dvs. zilnice. În plus, o bună documentare reprezintă o modalitate de a responsabiliza angajații față de îndeplinirea corectă a sarcinilor.
În cele din urmă, planul de acțiune vă ajută să vă analizați procedurile de lucru, ceea ce este esențial pentru a găsi modalități mai eficiente de a face lucrurile, cum ar fi prin identificarea și eliminarea proceselor redundante și a blocajelor.
Următoarea fișă de lucru vă oferă strategii pentru a crea un plan de acțiune.