Habilidades de planificación, organización y gestión
1. Establecimiento de objetivos SMART
Cualquier proceso de planificación comienza con la definición del objetivo. SMART significa
- S– específico
- M– Medible
- A– accionable
- R– Realista
- T– tiempo
La formulación de su objetivo de acuerdo con el método SMART proporciona un excelente punto de partida para cualquier planificación posterior.
2. La capacidad de priorizar
La capacidad de priorizar, y a veces re-priorizar, las tareas y actividades es vital para optimizar las limitaciones de tiempo y los recursos limitados y, por lo tanto, es clave para una buena planificación. La priorización crea orden, reduce los niveles de estrés y proporciona orientación para su proyecto.
Tener un método designado para organizar sus tareas en su planificación lo ayudará a establecer prioridades. Por ejemplo, puede usar la Técnica Alpina:
- Haz una lista de todas las tareas que tienes que hacer.
- Agregue a la lista de tareas lo que se ha preparado pero aún no se ha completado.
- Agrupe tareas similares entre sí. Verifique los plazos para cada tarea.
- Especificar reservas de tiempo.
- Definir una jerarquía de tareas.
- Piense en dónde puede obtener la ayuda de colegas u otros departamentos.
- Recuerde incluir el tiempo de planificación en su planificación.
- Controla la implementación de tu plan.
Priorizar sus tareas es de vital importancia para una gestión eficaz. Por lo tanto, siempre decida cuán importante y cuán urgente es una tarea antes de programarla. De esta manera, puede evitar quedarse sin tiempo para cosas que pueden ser más importantes. A continuación, encontrará un ejercicio utilizando la matriz de Eisenhower para ayudarlo a priorizar.
3. Plan de acción
El desarrollo de un plan de acción es el núcleo de cualquier proceso de planificación y organización y proporcionará un plan detallado para la implementación de su proyecto. Ayuda a crear y mantener el orden, organizar su trabajo dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto, y programar sus propios procesos de trabajo a corto, mediano y largo plazo.
La documentación detallada de su plan de acción proporciona una hoja de ruta para que usted y sus empleados sigan al completar las tareas diarias. Además, una buena documentación es una forma de hacer que los empleados sean responsables de completar las tareas correctamente.
Finalmente, el plan de acción lo ayuda a analizar sus procedimientos de trabajo, lo cual es vital para encontrar formas más eficientes de realizar el trabajo, como identificar y eliminar procesos redundantes y cuellos de botella.
La siguiente hoja de trabajo le proporciona estrategias para elaborar un plan de acción de trabajo.
Plan de acció como PDF