Planungs-, Organisations, und Management-Fähigkeiten
❷
Training
1. SMART – Ziele setzen
Jeder Planunungsprozess beginnt mit der Festsetzung des Ziels.
SMART steht für
- Spezifisch
- Messbar
- Angemessen ambitioniert
- Realistisch
- Terminiert
Die Formulierung von SMART-Zielen ist eine sehr gute Basis für alle weiteren Planungsschritte.
2. Prioritäten setzen
Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen—und manchmal neu zu setzen—ist elementar wichtig, um mit Zeitvorgaben und begrenzten Ressourcen umzugehen und ist daher der Schlüssel zu guter Planung. Prioritäten erschaffen Ordnung, reduzieren Stress und sind eine Orientierungshilfe im Projektablauf.
Es ist hilfreich, bei der Organisation Ihrer Aufgaben für Ihre Planung eine für Sie passende Methode verwenden. Sie könnten zum Beispiel folgendermaßen vorgehen:
- Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen.
- Fügen Sie der Liste der Aufgaben das hinzu, was vorbereitet, aber noch nicht erledigt wurde.
- Gruppieren Sie Aufgaben, die einander ähnlich sind. Prüfen Sie die Fristen für jede Aufgabe.
- Legen Sie Zeiträume fest und kalkulieren Sie Reserven ein.
- Liegen Sie eine Aufgaben-Hierarchie fest.
- Überlegen Sie sich, wo Sie die Hilfe von Kollegen oder anderen Abteilungen in Anspruch nehmen können.
- Denken Sie daran, Planungszeit in Ihre Planung einzubeziehen.
- Kontrollieren Sie die Umsetzung Ihres Plans.
Die Prioritätensetzung bei Ihren Aufgaben ist für ein effektives Management von zentraler Bedeutung. Entscheiden Sie daher immer, wie wichtig und wie dringend eine Aufgabe ist, bevor Sie sie planen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Ihnen die Zeit für Dinge, die möglicherweise wichtiger sind, knapp wird. Im Folgenden finden Sie eine Übung mit der Eisenhower-Matrix, die Ihnen bei der Prioritätensetzung helfen kann.
Übung Prioritäten setzen als PDF
3. Handlungskonzept erstellen
Die Entwicklung eines Handlungskonzepts steht im Mittelpunkt eines jeden Planungs- und Organisationsprozesses und liefert einen detaillierten Plan für die Umsetzung Ihres Projekts. Er hilft, Ordnung zu schaffen und aufrechtzuerhalten, Ihre Arbeit innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben zu organisieren und Ihre eigenen kurz-, mittel- und langfristigen Arbeitsprozesse zu planen.
Die detaillierte Dokumentation Ihres Handlungskonzepts stellt einen Fahrplan dar, dem Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Erledigung der täglichen Aufgaben folgen können. Darüber hinaus ist eine gute Dokumentation eine Möglichkeit, die Mitarbeiter für die korrekte Erledigung der Aufgaben zu sensibilisieren.
Und schließlich hilft Ihnen der Arbeitsplan bei der Analyse Ihrer Arbeitsabläufe, was für die Suche nach effizienteren Wegen zur Erledigung der Arbeit von entscheidender Bedeutung ist, z.B. durch die Ermittlung und Beseitigung von überflüssigen Prozessen und Engpässen.
Das folgende Arbeitsblatt bietet Ihnen Strategien zur Erstellung eines Handlungsplans für die Arbeit.